Die Postfächer bieten zahlreiche Funktionen, um Kundenanfragen übersichtlich zu organisieren. Chats können automatisch bestimmten Postfächern zugeordnet, Benutzern zugewiesen oder durch Stellvertreter bearbeitet werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit im Team vereinfacht und die Bearbeitung von Kundenanfragen effizienter gestaltet.
Voraussetzungen
- Du hast Zugriff auf die Postfachverwaltung.
- Es existiert mindestens eine aktive Telefonnummer.
- Du verfügst über ausreichende Berechtigungen zur Verwaltung von Postfächern.
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1. Allgemeine Einstellungen aufrufen
Im Bereich Postfächer stehen verschiedene allgemeine Einstellungen zur Verfügung.
Hier kann festgelegt werden, in welchem Postfach neue proaktive Chats abgelegt werden.
Allgemeines Postfach der Telefonnummer
Neue Chats bleiben im allgemeinen Postfach sichtbar und können von allen berechtigten Benutzern eingesehen werden.
Persönliches Postfach des Benutzers
Neue Chats werden automatisch dem persönlichen Postfach des jeweiligen Benutzers zugeordnet.
Info: Die Wahl der richtigen Einstellung hängt davon ab, ob Kundenanfragen teamübergreifend oder direkt durch einzelne Mitarbeiter bearbeitet werden sollen.
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2. Chat-Zuweisungen konfigurieren
Über die Einstellung Sollen Chats anderen Benutzern zugewiesen werden können? kann festgelegt werden, ob Chats bestimmten Personen zugewiesen werden dürfen.
Dies eignet sich besonders für:
Themenspezifische Anfragen
Personenbezogene Betreuung
Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams
Info: Durch die Zuweisung von Chats sind Zuständigkeiten klar geregelt und doppelte Bearbeitungen werden vermieden.
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3. Allgemeine Postfächer verwalten
Im Bereich Allgemeine Postfächer werden alle aktiven Telefonnummern mit den dazugehörigen Postfächern angezeigt.
Hier stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung:
Neues Sub-Postfach erstellen
Über die entsprechende Schaltfläche kann ein zusätzliches Unterpostfach angelegt werden.
Sichtbarkeit verwalten
Die Sichtbarkeit eines Postfachs kann eingeschränkt werden.
Dadurch erhalten nur ausgewählte Personen Zugriff auf bestimmte Postfächer.
Dies ist besonders hilfreich bei sensiblen oder abteilungsspezifischen Themen.
Antworten deaktivieren
Für einzelne Postfächer kann die Möglichkeit zum Antworten deaktiviert werden.
Dadurch bleibt das Postfach sichtbar, ohne dass Nachrichten daraus beantwortet werden können.
Postfach bearbeiten
Name und Symbol eines Postfachs können jederzeit angepasst werden.
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4. Persönliche Postfächer verwalten
Im Bereich Persönliche Postfächer können Stellvertreter für einzelne Benutzer eingerichtet werden.
Dadurch erhalten ausgewählte Mitarbeiter Zugriff auf das persönliche Postfach anderer Teammitglieder.
Dies ermöglicht eine durchgängige Kundenbetreuung bei:
Urlaub
Krankheit
Abwesenheiten
Vertretungssituationen
Über die Schaltfläche Stellvertreter auswählen können die entsprechenden Benutzer hinterlegt werden.
Info: Stellvertreter können Kundengespräche weiterführen, ohne dass wichtige Nachrichten unbeantwortet bleiben.
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Ergebnis
Die Postfachverwaltung ist eingerichtet und an die Anforderungen des Teams angepasst. Chats werden automatisch organisiert, Verantwortlichkeiten klar geregelt und Vertretungen können jederzeit auf relevante Kundenanfragen zugreifen.
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Häufige Probleme & Lösungen
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|
| Chats erscheinen nicht im gewünschten Postfach. | Die Ablage für proaktive Chats wurde falsch konfiguriert. | Die Einstellung für proaktive Chats überprüfen und das gewünschte Zielpostfach auswählen. |
| Ein Mitarbeiter kann ein bestimmtes Postfach nicht sehen. | Die Sichtbarkeit des Postfachs ist eingeschränkt. | Die Postfachberechtigungen prüfen und den Benutzer für das Postfach freigeben. |
| Chats können nicht an andere Benutzer zugewiesen werden. | Die Zuweisungsfunktion wurde deaktiviert. | Die Einstellung „Sollen Chats anderen Benutzern zugewiesen werden können?“ aktivieren. |
| Ein Stellvertreter sieht das persönliche Postfach nicht. | Der Stellvertreter wurde nicht korrekt hinterlegt. | Die Stellvertreterkonfiguration prüfen und den Benutzer erneut hinzufügen. |
| Aus einem Postfach können keine Antworten versendet werden. | Die Antwortfunktion für dieses Postfach wurde deaktiviert. | Die Postfacheinstellungen öffnen und die Antwortsperre entfernen. |
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen einem allgemeinen und einem persönlichen Postfach?
Allgemeine Postfächer sind für mehrere Benutzer vorgesehen. Persönliche Postfächer gehören einem bestimmten Benutzer und enthalten dessen zugewiesene Chats.
Wann sollte ein persönliches Postfach verwendet werden?
Wenn Kundenanfragen dauerhaft einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden sollen.
Wann sind Sub-Postfächer sinnvoll?
Sub-Postfächer eignen sich zur Trennung von Themenbereichen, Abteilungen oder Standorten.
Kann ein Postfach für bestimmte Benutzer verborgen werden?
Ja. Über die Sichtbarkeitseinstellungen kann der Zugriff auf ausgewählte Benutzer oder Teams beschränkt werden.
Was passiert mit Chats während eines Urlaubs oder einer Krankheit?
Über Stellvertreter können andere Mitarbeiter auf das persönliche Postfach zugreifen und die Kundenbetreuung übernehmen.
Können mehrere Stellvertreter für ein Postfach eingerichtet werden?
Ja, sofern die Benutzer die entsprechenden Berechtigungen besitzen.
Können Chats nachträglich anderen Benutzern zugewiesen werden?
Ja, sofern die Chat-Zuweisung in den allgemeinen Einstellungen aktiviert wurde.
Warum sollten Antworten für ein Postfach deaktiviert werden?
Damit Informationen sichtbar bleiben, ohne dass Benutzer versehentlich aus diesem Postfach heraus antworten.